Firmalarda iyileştirme ve geliştirme yapılırken mevcut durumun tespit edilmesinde, verilere ve istatistiki bilgilere ihtiyaç vardır. Bu bilgiler neden gereklidir? Bir makine veya proses düşünün ve bu makine veya proses 10 üniteden(adımdan) meydana gelmiş olsun. Bu makinenin-prosesin hangi ünitesinde daha fazla arıza –duruş meydana geldiğini anlamak ve bunu iyileştirmek ve geliştirmek için verilere ihtiyacımız olacaktır. İyileştirmeye ve geliştirmeye en büyük problemden başlanırsa iyileştirme ve geliştirmede o denli büyük olacaktır. Burada amaç makinenin-prosesin tüm duruş(arıza) nedenlerini çözmek ve gidermek olsa da en büyük problemi gidermek her zaman için bize büyük bir avantaj sağlayacaktır. Yine iyileştirmenin, geliştirmenin olup olmadığını veya ne kadar olduğunu ölçebilmemiz için, hedefler koyabilmemiz için, mevcut ve daha önceki verilerine ihtiyacımız vardır.

Veri ve istatistiki bilgiye sahip olmak yapacağımız iyileştirme geliştirme faaliyetlerinde ne denli önemli ise bu toplanılan verilerin doğruluğu ve kalitesi de o denli önemlidir. Verilerin kalitesi, verilerin doğruluğuna ek olarak zaman faktörünü ve standart çalışmayı da kapsamaktadır. Anında standart veri, bilgi almak bu bilgilere göre değerlendirme yapmak, iyileştirme geliştirme faaliyetlerimize hız kazandıracaktır. Ayni zamanda doğru problemleri ele alıp çözdüğümüzden, çözümün etkisi de o kadar büyük olacaktır.

Peki, işletmelerimizde kalite verileri nasıl oluşturabiliriz? Kaliteli veri oluşturma ve bu bilgilerin toplanması iki aşamalı bir işlemler bütünüdür. Öncelikle Standart İş Talimatı-Prosedürlerine (SOP- Standard Operating Prosedure) oluşturmamız gerekmektedir. Standart çalışma (iş) talimatları bir işletmedeki prosesi ve bu prosesin her bir adımının nasıl, ne zaman, kim/kimler, ne şekilde vb. yapılacağını açıkça tarif eden dokümanlardır. Bir işletmede yapılan her işin belli bir standartta olması ve bu standart işinde herkes tarafından ayni şekilde yapılması gerekir. Eğer iki farklı operatör makinanın a ayarını (a iş değiştirme) işini farklı yollar izleyerek yaparsa, doğal olarak bu iş için harcanacak zamanlar da farklı olacaktır. İnsana bağlı işlerde her ne kadar bu değişimi yok edemezsek bile standart iş talimatları ile minimize etmemiz mümkün olmaktadır. İnsanlar standart iş talimatına bağlı çalışsalar dahi kişisel farklılıklardan kaynaklanan(yavaş çalışma, aşırı dikkat gösterme vb. )farklılıklardan küçük de olsa bir farklılıklar oluşacaktır. Standart iş talimatı olmadan bu farklılıklar operatörden operatöre %20-%50 seviyelerine çıkarken SOP ve eğitilen operatörlerde %3-5 gibi daha küçük farklılıklar olmaktadır. Bu küçük farklar takip edilip düzeltmeler yapıldığında değerlerde sürekli sıfıra doğru iyileşeme görülecektir. Kısacası delta farklılık SOP uygulamalarında çok daha az gerçekleşmektedir. SOP’ler sadece üretim verimliliğine katkı sağlayan dokümanlar değil ayni zamanda ürün kalitesi ve iş güvenliğini de kontrol altında tutmamıza yarayan dokümanlardır.

SOP oluştururken dikkat etmemiz gereken hususları şu şekilde sıralayabiliriz.

1. SOP’ler  o işi yapan kişi/kişiler tarafından ortak bir görüş ve işbirliği içerisinde oluşturmalıdır. Bir makineyi kullanan 3 kişi varsa bu makine ile ilgili SOP bu üç kişi ve en fazla bir üst usta, vardiya amiri vb. tarafından yapılmalıdır.
2. SOP de adım adım tanımlamalar yapılmalıdır.
3. Mümkün olabilecek en basit dille ve kısa cümlelerle herkesin anlayabileceği şekilde yazılmalıdır.
4. SOP ‘ler fotoğraf ve resimlerle görsel olarak desteklenmelidir. (önce-sonra uygulaması, doğru- yanlış uygulaması vb.)
5. SOP çok uzun metinler ve küçük puntolar şeklinde değil, her bir iş(SOP) 5-10 adımlı büyük puntolarla tarif edilmelidir.
6. Çok basit ve anlaşılabilir olmalıdır. Standart iş talimatları uygulayıcılar operatörler ve süpervizörler tarafından oluşturulurken, mühendisler ve yöneticiler tarafından sadece olabildiğince basit yapılabilmesi için uyarılar yapılmalıdır. Bunun dışında direk SOP ler bölüm yöneticileri ve daha üst yöneticiler tarafından hazırlanmamalıdır. Eğer hazırlanırsa bu SOP’ lerin işletme içerisinde uygulanma süreçlerinde sıkıntılar yaşanabilir. SOP uygulaması  ya gerçekleşmez ya da gerçekleşmesi uygulanması çok uzun süre alır.
7. İşletmelerde SOP için yaptığını yaz, yazdığını yap ve sürekli basitleştir anlayışı geliştirilmelidir.

Devamını gör »