Blog
BİR KÜLTÜR OLARAK YALIN YÖNETİM SİSTEMLERİ
MAYIS 2014
Yalın yönetim sistem dönüşüm süreçleri her ne kadar sistemsel bir değişim olsa da ancak şirket içerisindeki kültürel değişimin gerçekleşmesiyle başarıya ulaşmaktadır. Bu nedenle Yalın Yönetim Süreç Dönüşümlerinde kültürel dönüşüm çok önemlidir. Yalın yönetim sistemsel dönüşümleriyle birlikte hemen kültür değişiminin de başlatılması gerekmektedir. Peki, kültür nedir? Nasıl tanımlanmaktadır?
Sosyal bilimciler tarafından genel anlamda ‘Kültür’ aşağıdaki şekilde tanımlanmaktadır.
Kültür, sosyal bir organizasyon olan topluma ait ortak yaşayış düzeninin, zaman içinde değişme, gelişme ve yenilenme özellikleri taşıyan bir bütünü olduğu için canlı ve tabiî bir varlık niteliğindedir. Durağan (statik) bir yapıya değil dinamik bir yapıya sahiptir. Bir toplumun yaşama düzenine bağlı olarak doğup gelişir. Onun için de hayatın dışında değil içindedir.’’
Benzer şekilde şirket kültürünü de tanımlayabiliriz. Yani şirket içerisinde ortak çalışma, yaşama düzeninin zaman içerisinde kişilere bağlı olarak yenilenme özelliği taşıyan dinamik bir varlık niteliğindedir. Yalın yönetim sistem dönüşüm süreçlerinde kültürün bu dinamik sürekli gelişen değişen yapısını kullanılarak şirket içerisindeki kültüründe yalın düşünce yönünde değişimi sağlanmaktadır. Şirket çalışanlarının sahip oldukları kültüründe şirket kültürüne etkisi vardır. Burada bizim bahsettiğimiz kültür firmaların vizyonunu, misyonunu, hedeflerini ve şirket içi uygulamalarını oluşturan ortak kültürdür. Genelde şirketlerde kültür o şirketin patronunun ve üst yönetiminin kültürünün büyük ölçüde bir yansımasıdır. Bu nedenle yalın yönetim dönüşüm süreçlerinde kültür değişimi her zaman için şirket ortaklarından ve üst yönetiminden başlaması gerekir.
Şirket ortakları ve üst yöneticiler tarafından yalın yönetim sistemlerine paralel bir kültür anlayışını şirketlerinin ortak kültürü olarak belirlenmesi ile dönüşüm sürecine başlanır. Firmalarda çalışanlar çoğu zaman farklı kültürlere sahip olabilirler. Şirketlerin başarısı bu farklı kültürlerden gelip şirkette buluşan çalışanların ortak bir amaç uğruna ortak değerlerde birleşmesini sağlayacak bir kültürü oluşturmasına bağlıdır. Bu kültür takım çalışması, performansa(verimliliğe) odaklı, iş güvenliği, çalışan sağlığı ve çevre bilinci olan (yani insana ve çevreye saygılı),ürün ve hizmet kalitesine önem veren, müşteri odaklı vb. değerleri içermelidir. Bu ortak değerler şirketin başarısını ve bu başarıya dayalı çalışanların sosyal ve maddi imkânlarındaki iyileşmeleri de içermelidir. Çalışanalar ancak başarılı (sürekli kar eden gelişen büyüyen ) , çalışanına önem ve güven veren şirketlerde ortak kültür oluşturmak ve bu kültürü değiştirmek geliştirmek için çaba sarf ederler. Bu nedenle şirketlerde yalın kültürden bahsederken şirketin başarısını ve çalışanlara önem, güven verilmesini göz ardı etmemek gerekiyor.
Şirketi oluşturan çalışanların yaşadıkları toplum içerisinde sahip oldukları ve şirket kültürünü önemli ölçüde etkileyen bir kültürleri vardır. Yaşadığı toplumda çevreye, doğaya, insan sağlığına, çalışma güvenliğine, hijyene, tasarrufa ve verimliliğe vb. ne kadar önem veriliyorsa kişilerin sahip olduğu kültür de o seviyededir. Sanayi devrimini bizden çok önceleri tamamlamış toplumlarda çalışanların sahip oldukları iş güvenliği, çevre, verimlilik bilinci ile bizdeki bilinç arasında çok büyük farklar vardır. Yaklaşık 200 yıllık bir geçmişi olan DuPont fabrikalarında 5-6 kuşaktır babadan oğula geçen bir çalışma ve gelişen iş güvenliği ve sağlığı kültürü ile bunu bir yaşam tarzı olarak benimseyen ailelerden oluşan fabrika çalışanları vardır.
Ne yazık ki 301 işçimizi(canımızı) kaybettiğimiz Soma Maden ocağındaki çalışmalar bize iş güvenliği ve işçi sağlığı kültürünün ne kadar gerisinde olduğumuzu bir kez daha ortaya koymuştur. Bu olay sadece bir istisnai bir olay olarak görülmemelidir. Türkiye de yıllara göre ölümlü iş kazalarına bakıldığında en az bu rakam kadar bazı yıllar daha fazla ölümlü iş kazaları olduğu görülmektedir. Bu rakamların çok üzerinde ise iş göremez derecede sakatlanan çalışanın olduğunu görmekteyiz. İş güvenliği ve çalışan sağlığı kültürünün radikal kararlarla ve bunu destekleyen kanun, yönetmelik ve denetimlerle hemen bir kurtuluş savaşı başlatılması ve toplumda top yekûn bir kültürel değişiminin ve dönüşümün olması gerektiği açıktır.
Yalın kültür, verimliliği, iş güvenliğini, çalışanların sağlığını, çevre bilincini, tasarruf bilincini, ürün ve hizmet kalitesini, ayni zamanda şirketin sadece üretim ve hizmet birimlerini değil tüm birimlerini kapsamaktadır. Yani sadece üretim ve hizmet birimlerinde yalın yönetim sistemleri ile kültürü değiştirmeniz yeterli değildir. Yalın kültür şirketlerde satın alma süreçlerinden başlayıp satış süreçlerine kadar olan firmaların tüm süreçlerini kapsaması gerekmektedir. Hatta bu kültürün olabildiğince tedarikçilere ve müşterilere de yayılması şirketin başarısını artıracaktır.
Şirketlerde kültür değişimi (dönüşümü)şirket içerisinde var olan çalışma düzenimizi, yaşam tarzımızı, bakış açımızı değiştirmemiz demektir. Hatta bir adım ötesine gidip yalın kültürü tüm hayatımıza yerleştirmemiz anlamını taşımaktadır. Siz şirketin tüm çalışma ve yönetim sistemlerini yalın yönetim uygulama ve sistemleriyle değiştirmeye çalışsanız da, bu dönüşüm süreci kültürel değişimle tamamlanmıyorsa yaptığınız çalışmalar, dönüşümler belli bir süre sonra eski haline yani şirketin eski kültürüne dönme eğilimi içeresine girecektir. Bu nedenle yalın yönetim sistem dönüşüm süreçlerinin gerçekte bir kültür dönüşümü olduğunu ve sistemsel değişimleri yalın kültür eğitimleriyle destekleyerek yalın kültürü oluşturmamız gerektiğini bilmemiz gerekmektedir.
KALİTElİ VERİ TOPLAMA ve STANDART İŞ TALİMATLARI
NİSAN 2014
Firmalarda iyileştirme ve geliştirme yapılırken mevcut durumun tespit edilmesinde, verilere ve istatistiki bilgilere ihtiyaç vardır. Bu bilgiler neden gereklidir? Bir makine veya proses düşünün ve bu makine veya proses 10 üniteden(adımdan) meydana gelmiş olsun. Bu makinenin-prosesin hangi ünitesinde daha fazla arıza –duruş meydana geldiğini anlamak ve bunu iyileştirmek ve geliştirmek için verilere ihtiyacımız olacaktır. İyileştirmeye ve geliştirmeye en büyük problemden başlanırsa iyileştirme ve geliştirmede o denli büyük olacaktır. Burada amaç makinenin-prosesin tüm duruş(arıza) nedenlerini çözmek ve gidermek olsa da en büyük problemi gidermek her zaman için bize büyük bir avantaj sağlayacaktır. Yine iyileştirmenin, geliştirmenin olup olmadığını veya ne kadar olduğunu ölçebilmemiz için, hedefler koyabilmemiz için, mevcut ve daha önceki verilerine ihtiyacımız vardır.
Veri ve istatistiki bilgiye sahip olmak yapacağımız iyileştirme geliştirme faaliyetlerinde ne denli önemli ise bu toplanılan verilerin doğruluğu ve kalitesi de o denli önemlidir. Verilerin kalitesi, verilerin doğruluğuna ek olarak zaman faktörünü ve standart çalışmayı da kapsamaktadır. Anında standart veri, bilgi almak bu bilgilere göre değerlendirme yapmak, iyileştirme geliştirme faaliyetlerimize hız kazandıracaktır. Ayni zamanda doğru problemleri ele alıp çözdüğümüzden, çözümün etkisi de o kadar büyük olacaktır.
Peki, işletmelerimizde kalite verileri nasıl oluşturabiliriz? Kaliteli veri oluşturma ve bu bilgilerin toplanması iki aşamalı bir işlemler bütünüdür. Öncelikle Standart İş Talimatı-Prosedürlerine (SOP- Standard Operating Prosedure) oluşturmamız gerekmektedir. Standart çalışma (iş) talimatları bir işletmedeki prosesi ve bu prosesin her bir adımının nasıl, ne zaman, kim/kimler, ne şekilde vb. yapılacağını açıkça tarif eden dokümanlardır. Bir işletmede yapılan her işin belli bir standartta olması ve bu standart işinde herkes tarafından ayni şekilde yapılması gerekir. Eğer iki farklı operatör makinanın a ayarını (a iş değiştirme) işini farklı yollar izleyerek yaparsa, doğal olarak bu iş için harcanacak zamanlar da farklı olacaktır. İnsana bağlı işlerde her ne kadar bu değişimi yok edemezsek bile standart iş talimatları ile minimize etmemiz mümkün olmaktadır. İnsanlar standart iş talimatına bağlı çalışsalar dahi kişisel farklılıklardan kaynaklanan(yavaş çalışma, aşırı dikkat gösterme vb. )farklılıklardan küçük de olsa bir farklılıklar oluşacaktır. Standart iş talimatı olmadan bu farklılıklar operatörden operatöre %20-%50 seviyelerine çıkarken SOP ve eğitilen operatörlerde %3-5 gibi daha küçük farklılıklar olmaktadır. Bu küçük farklar takip edilip düzeltmeler yapıldığında değerlerde sürekli sıfıra doğru iyileşeme görülecektir. Kısacası delta farklılık SOP uygulamalarında çok daha az gerçekleşmektedir. SOP’ler sadece üretim verimliliğine katkı sağlayan dokümanlar değil ayni zamanda ürün kalitesi ve iş güvenliğini de kontrol altında tutmamıza yarayan dokümanlardır.
SOP oluştururken dikkat etmemiz gereken hususları şu şekilde sıralayabiliriz.
- SOP’ler o işi yapan kişi/kişiler tarafından ortak bir görüş ve işbirliği içerisinde oluşturmalıdır. Bir makineyi kullanan 3 kişi varsa bu makine ile ilgili SOP bu üç kişi ve en fazla bir üst usta, vardiya amiri vb. tarafından yapılmalıdır.
- SOP de adım adım tanımlamalar yapılmalıdır.
- Mümkün olabilecek en basit dille ve kısa cümlelerle herkesin anlayabileceği şekilde yazılmalıdır.
- SOP ‘ler fotoğraf ve resimlerle görsel olarak desteklenmelidir. (önce-sonra uygulaması, doğru- yanlış uygulaması vb.)
- SOP çok uzun metinler ve küçük puntolar şeklinde değil, her bir iş(SOP) 5-10 adımlı büyük puntolarla tarif edilmelidir.
- Çok basit ve anlaşılabilir olmalıdır. Standart iş talimatları uygulayıcılar operatörler ve süpervizörler tarafından oluşturulurken, mühendisler ve yöneticiler tarafından sadece olabildiğince basit yapılabilmesi için uyarılar yapılmalıdır. Bunun dışında direk SOP ler bölüm yöneticileri ve daha üst yöneticiler tarafından hazırlanmamalıdır. Eğer hazırlanırsa bu SOP’ lerin işletme içerisinde uygulanma süreçlerinde sıkıntılar yaşanabilir. SOP uygulaması ya gerçekleşmez ya da gerçekleşmesi uygulanması çok uzun süre alır.
- İşletmelerde SOP için yaptığını yaz, yazdığını yap ve sürekli basitleştir anlayışı geliştirilmelidir.
Yalın Yönetim sisteminin olmazsa olmazı (SOP) Standart İş Talimatlarıdır. İşletme içerisinde sadece üretimde değil, tüm operasyonel süreçler için SOP’lerin oluşturulması gerekmektedir. Standart iş talimatları (SOP) yalın yönetim değişim dönüşüm süreçlerinde kaliteli veri toplama işlemlerinin önemli bir gereğidir.
Birçok işletmede üretim proseslerinden veri toplama ve biriktirme arşivleme yönetimi ile istatistiki bilgi sahibi olma klasik yöntemlerle çalışan operatörlere bağlı bir işlemdir. Bu durumda bilginin kayıt edilmesi kişiden kişiye farklılıklar göstermektedir. Bazı çalışanlar yaptığı her işin adımını iş bitiminde kayıt ederler. Bazı çalışanlar ise bunu küçük bir not defterine küçük notlar alarak vardiya sonunda, bazıları ise vardiya sonunda aklında hangi bilgiler varsa onu kayıt ederler. Bazı işletmelerde ise toplanan bu veriler ortak ve resmi server a raportörler tarafından kayıt edilir, aktarılır.
Klasik yöntemlerle yapılan bu veri toplama işleri birçok çalışana bağlı bir çalışma olduğundan üretim zamanı – duruş zamanı- ayar zamanı –ve planlı duruşlardan oluşan zamanlar birbiri içerisine girmekte hatalı kayıtlar yapılmaktadır. Bu hatalar farklı çalışanların farklı dikkat ve çalışmalarından kaynaklanmaktadır. Hatta duruş zamanı içerisinde bir makinede meydana gelen üç değişik arızanın süreleri de birbiriyle karışabilmektedir. Bu durumda gerçek arıza sürelerine, ayar sürelerine, çalışma hızlarına dolayısıyla problemlere ulaşabilmemiz her zaman mümkün olmayabilir. İşlem sayısı ve bu işlemleri yapan operatör sayısı ne kadar fazla ise bu verilerde doğru bilgilerden sapmalar o kadar yüksek olabilmektedir.
Tüm bu problemleri ortadan kaldırmak için yalın üretim ve yönetim sistemlerinde bu şekildeki klasik veri toplama sistemleri artık yer almamaktadır. Bunların yerine insana daha az bağlı olan ve sınırlayıcılar içeren otomatik bilgi toplama sistemleri kullanılmaktadır. Bu sistemlere kısaca otomatik veri toplama sistemleri ( DAS -Data Automation Systems) ve/veya kaliteli veri toplama sistemleri ( QUDACO - Quality Data Collection ) diyoruz. Bu sistemler mümkün olduğunca insandan bağımsız çalışan sistemlerdir. İşletmelerdeki proseslerdeki makineler üzerine monte edilen algılayıcılar, scanner okuyucular, PLC’ lerden ve PC’lerden oluşmaktadır. İnternet ağ bağlantısı ile makinaların, proseslerin durumlarını uzaktan izleme olanağı vermektedir. Üretim zamanı- ayar zamanı –duruş zamanı ve planlı duruşlar birbirinden kesin olarak ayrılabilmektedir. Sistemin bu noktada hata verme ihtimali çok düşüktür. Duruş zamanı içerisindeki duruşlar ise makine yapısına bağlı olarak bazı makinelerde %100 bazı makinelerde ise bir miktar manuel girişler gerektirmektedir. Her durumda DAS ve /veya QUDACO sistemleriyle veri toplama işlemleri, klasik veri toplama sistemlerine göre kıyaslama yapılamayacak kadar daha kalitelidir. DAS ve QUDACO sistemlerinin en önemli özelliği ise bu sistemlerden anında durum raporu alına biliniyor olmasıdır.
Üretim işletmelerinde belli zamandaki toplam üretim miktarının, üretilen ürünün maliyeti üzerindeki etkisi çok büyüktür. Bir örnek verecek olursak, işletmede 120 birim/ay üretim maliyetiyle 40 makine üreten bir firma diğer bir ayda iyileştirme yapıldıktan sonra ayni maliyetle 60 makine üretecek olursa üretim maliyetleri 3birim/ makinadan, 2 birim / makinaya düşecektir.
Yalın Üretim & Yalın Yönetim dönüşüm süreçlerinde yapılacak olan iyileştirme ve geliştirme faaliyetlerinde üretim zamanının iyileştirilmesi yani birim zamanda üretilen ürünün artırılması üretim maliyetlerini düşürecektir. Bu iyileştirme ve geliştirmeleri sağlamak için problemlerin analizinde ve çözümlerinde en önemli gerekliliğin kaliteli veri olduğunu bilmemiz gerekmektedir.
Firmalarda iyileştirme ve geliştirme yapılırken mevcut durumun tespit edilmesinde, verilere ve istatistiki bilgile . .Devamını Oku»
Mehmet SADRAZAM
İş Geliştirme Danışmanlığı –Yalın Yönetim-Operasyonel Mükemmellik